Privacy Policy

Privacy Policy – Certificate Testing

Effective as of February 13 , 2025

This Privacy Notice applies to your use of the Ontario Association of Chiefs of Police’s (OACP) certificate testing and certificate website https://oacpcertificate.ca (the “Website”). This Privacy Notice should be reviewed alongside our Certificate Testing Terms and Conditions of Service (“Terms”).

By using the Website, and each and every time you access the Website, you consent to the collection, use, and disclosure of your Personal Information by us in accordance with this Notice and our Terms. We collect, use, and disclose Personal Information for reasons that are consistent with the purposes described in this Notice, or as otherwise permitted or required by law.

This Privacy Notice contains the following information:

 

1. Collection, Use, and Disclosure of Personal Information
2. Safeguarding your Personal Information
3. Third-party links
4. Cookies
5. Retention Period
6. Accessing or Correcting your Personal Information
7. Privacy Notice Updates
8. Making a privacy complaint

 

1.     Collection, Use, and Disclosure of Personal Information

“Personal Information” means any information that enables us to identify an individual, directly or indirectly, by reference to an identifier such as name, identification number, location data, online identifier or one or more factors about an individual.

1. Collection and use

Types of Personal Information Collected:

We collect and process limited Personal Information through the Website, including:

• full name
• address and postal code
• e-mail address and phone number
• any additional notes you provide in the Order Notes box
• website browsing behaviour and related device information

Purpose of Collection:

We collect and use your Personal Information for the following purposes:

• communicate with you about your purchase(s) through the Website
• confirm purchase payment
• improve the user experience on the Website and develop analytics about browsing behaviour
• meet our legal obligations

When we collect:

We collect Personal Information from you when you enter your information on our Website or when you send it to us electronically by:

• creating an account on the Website if and where required
• signing up for our newsletter
• interacting with the Website

Collection from third-parties

We collect Personal Information about you from third party sources such as:

• third party analytics tools (see Cookies section below)
• our payment processors, for proof of payment

1. Disclosure

We may disclose your Personal Information to the following parties:

• TNT Consulting, a service provider to the OACP that manages the OACP certification process and testing on behalf of the OACP
• police services, upon their request
• as required or permitted by law

In addition to the disclosures described above, we will only share your Personal Information with companies, organizations or individuals outside of OACP when we have your consent to do so, unless otherwise lawfully compelled.

2.     Safeguarding your Personal Information

The information we have collected from you or about you is stored in Canada on encrypted Cloud servers. We take appropriate technical, physical and administrative security measures to protect Personal Information in our custody and control against unauthorized access, use, modification and disclosure. Despite these measures, no security system is impenetrable. We cannot guarantee the security of our system or database, nor can we guarantee that information you supply will not be intercepted while being transmitted to use over the Internet. Any transmission of information by you to us is at your own risk.

Where you have chosen a password that allows you to access your account on our Website, you are responsible for keeping this password confidential.

3.     Third-party links

We may provide links to third-party websites on the Website. These links are provided as a matter of convenience only.  We do not own or control these websites and we have no responsibility or liability for the manner in which the websites or organizations that operate such linked sites may collect, use, disclose, or secure your Personal Information. By clicking on  third-party links, you are effectively leaving our Website and visiting a third-party site which has its own terms of use, privacy policy and other applicable policies.

4.     Cookies

Cookies and similar tracking technologies are used on the Website. A cookie is a piece of data stored on your device. We use cookies on our Website for the following purposes:

• distinguish and identify visitors to our Website on subsequent visits
• track the user’s interaction with our Website, and frequency of visits to our Website

Cookies enable us to track and target the interests of our users to enhance their experience on our Website, such as “remembering” your password so that you do not have to provide a password more than once, thereby saving time while on our Website.

You can choose to set your browser to detect and reject cookies, to accept cookies from all sites, or to prompt you whenever a site wants to send you a cookie. If you choose to refuse cookies, it may negatively affect your experience on the Website and you may be unable to access some of the interactive features on the Website.

Cookies used on our Website do not give us access to anything on your hard drive and cannot do anything to your computer.

5.     Retention Period

We retain your Personal Information only for as long as necessary for the purposes set out in this Privacy Notice. We will not retain your Personal Information for any longer than we think is necessary. When determining the relevant retention period, we consider:

• our contractual obligations and rights in relation to the information involved
• legal obligation(s) under applicable law to retain data for a certain period of time
• guidelines issued by relevant data protection authorities
• other legal purposes

We securely dispose of your Personal information where we no longer require your Personal Information for the purposes collected or to fulfill our legal obligations.

6.     Accessing or Correcting your Personal Information

If you wish to access or correct your Personal Information, close your account, or request that we no longer use your Personal Information, please contact [email protected].

7.     Privacy Notice Updates

This Privacy Notice may change over time, in accordance with applicable laws. We will notify you of the changes by posting the updated notice on our Website. We may also notify you by sending you an e-mail, or by any other reasonable means. You are advised to review this Privacy Notice periodically for any changes. Changes to this Privacy Notice are effective proactively once they are posted on this page.

8.     Making a privacy complaint

We strive to provide you the best service. If we are not able to address your privacy concerns to your satisfaction, you may contact the applicable privacy commissioner in your jurisdiction.

1410-2015-1825, v. 1

 

En vigueur à partir du 13 février 2025

Le présent avis de confidentialité s'applique à votre utilisation du site web de l'Association des chefs de police de l'Ontario (ACPO) consacré aux tests de certification et à la certification https://oacpcertificate.ca (le « site web »). Le présent avis de confidentialité doit être lu parallèlement à nos conditions de service relatives aux tests de certification (« conditions »).

En naviguant sur notre site web et chaque fois que vous y accédez, vous acceptez que nous collections, utilisions et divulguions vos informations personnelles conformément à notre avis et à nos conditions. Nous collectons, utilisons et divulguons les informations personnelles pour des raisons compatibles avec les objectifs décrits dans le présent avis, ou comme le permet ou l'exige la loi.

Le présent avis de confidentialité contient les informations suivantes :

1. Collecte, utilisation et divulgation des informations personnelles
2. Sauvegarde de vos informations personnelles
3. Liens avec des tiers
4. Les témoins
5. Période de conservation
6. Accès à vos informations personnelles ou correction de celles-ci
7. Mises à jour de l'avis de confidentialité
8. Déposer une plainte en matière de protection de la vie privée.

 

Collecte, utilisation et divulgation des informations personnelles

On désigne par « informations personnelles » toute donnée permettant de distinguer une personne de manière directe ou indirecte en se référant à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des coordonnées géographiques, un identifiant numérique ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à une personne.

1. a) Collecte et utilisation

Types d'informations personnelles collectées :

Nous collectons et traitons des informations personnelles limitées à l'aide du site web, notamment

- nom complet

- l'adresse et le code postal

– courriel et numéro de téléphone

- toute note supplémentaire que vous fournissez dans le champ Notes de commande

- le comportement de navigation sur le site web et les informations relatives à l'appareil.

Objectif de la collecte :

Nous recueillons et utilisons vos informations personnelles aux fins suivantes :

- communiquer avec vous au sujet de vos achats sur le site web

- confirmer le paiement de l'achat

- améliorer l'expérience de l'utilisateur sur le site web et développer des analyses sur le comportement de navigation

- satisfaire à nos obligations légales.

Quand nous les recueillons :

Nous recueillons vos informations personnelles lorsque vous les saisissez sur notre site web ou lorsque vous nous les envoyez par voie électronique :

– en créant un compte sur le site web si cela s’avère nécessaire

- en vous inscrivant à notre lettre d'information

- en interagissant avec le site web

Collecte auprès de tiers

Nous collectons des informations personnelles vous concernant à partir de sources tierces, telles que:

- des outils d'analyse de tiers (voir la section Témoins ci-dessous)

- nos prestataires de services de paiement, pour les preuves de paiement.

1. b) Divulgation

Nous pouvons divulguer vos informations personnelles aux parties suivantes :

- TNT Consulting, un prestataire de services de l'ACPO qui gère le processus de certification de l'ACPO et les tests pour le compte de l'ACPO.

- les services de police, à leur demande

- si la loi l'exige ou l'autorise

Outre les divulgations décrites ci-dessus, nous ne partagerons vos informations personnelles avec des sociétés, des organisations ou des personnes extérieures à l'ACPO que lorsque nous aurons obtenu votre consentement à cet effet, à moins d'y être contraints par la loi.

Protection de vos informations personnelles

Les informations que nous avons recueillies auprès de vous ou à votre sujet sont stockées au Canada sur des serveurs infonuagiques cryptés. Nous prenons des mesures de sécurité techniques, physiques et administratives appropriées pour protéger les informations personnelles dont nous avons la garde et le contrôle contre tout accès, utilisation, modification et divulgation non autorisés. Malgré ces mesures, aucun système de sécurité n'est impénétrable. Nous ne pouvons pas garantir la sécurité de notre système ou de notre base de données ni que les informations que vous fournissez ne seront pas interceptée lors de leur transmission sur Internet. Toute transmission d'informations à notre intention se fait à vos risques et périls.

Lorsque vous avez choisi un mot de passe qui vous permet d'accéder à votre compte sur notre site web, vous êtes responsable de la confidentialité de ce mot de passe.

Liens vers des sites tiers

Nous pouvons fournir des liens vers des sites web de tiers sur le site web. Ces liens ne sont fournis qu'à titre de commodité.  Nous ne possédons ni ne contrôlons ces sites web et nous ne sommes pas responsables de la manière dont les sites web ou les organisations qui exploitent ces sites liés peuvent collecter, utiliser, divulguer ou sécuriser vos informations personnelles. En cliquant sur les liens de tiers, vous quittez effectivement notre site web et vous vous rendez sur le site d'un tiers qui a ses propres conditions d'utilisation, sa politique de confidentialité et d'autres politiques applicables.

Témoins

Des témoins et des technologies de suivi similaires sont utilisés sur le site web. Un témoin est un élément de données stocké sur votre appareil. Nous utilisons des témoins sur notre site web aux fins suivantes :

- distinguer et identifier les visiteurs de notre site Internet lors de visites ultérieures

- suivre l'interaction de l'utilisateur avec notre site web et la fréquence des visites sur notre site web.

Les témoins nous permettent de suivre et de cibler les intérêts de nos utilisateurs afin d'améliorer leur expérience sur notre site web, par exemple en « mémorisant » votre mot de passe afin que vous n'ayez pas à le fournir plus d'une fois, ce qui vous permet de gagner du temps lorsque vous êtes sur notre site web.

Vous pouvez choisir de configurer votre navigateur de manière à ce qu'il détecte et rejette les témoins, qu'il accepte les témoins de tous les sites ou qu'il vous avertisse chaque fois qu'un site souhaite vous envoyer un témoin. Si vous choisissez de refuser les témoins, cela peut avoir une incidence négative sur votre expérience du site web et vous pouvez ne pas être en mesure d'accéder à certaines des fonctions interactives du site web.

Les témoins utilisés sur notre site web ne nous donnent accès à aucun élément de votre disque dur et ne peuvent rien faire sur votre ordinateur.

Période de conservation

Nous ne conservons vos informations personnelles que pendant la durée nécessaire aux fins énoncées dans le présent avis de confidentialité. Nous ne conserverons pas vos informations personnelles plus longtemps que nous le jugeons nécessaire. Pour déterminer la période de conservation pertinente, nous prenons en compte:

- nos obligations contractuelles et nos droits relatifs aux informations concernées

- l'obligation légale de conserver les données pendant une certaine période en vertu de la législation applicable

- les lignes directrices émises par les autorités compétentes en matière de protection des données

- d'autres objectifs légaux.

Nous éliminons en toute sécurité vos informations personnelles lorsque nous n'en avons plus besoin pour les fins auxquelles elles ont été collectées ou pour remplir nos obligations légales.

 

Accès ou correction de vos informations personnelles

Si vous souhaitez accéder à vos informations personnelles ou les corriger, fermer votre compte ou nous demander de ne plus utiliser vos informations personnelles, veuillez contacter [email protected].

 

Mises à jour de l'avis de confidentialité

Le présent avis de confidentialité peut être modifié au fil du temps, conformément aux lois applicables. Nous vous informerons des modifications en publiant l'avis mis à jour sur notre site web. Nous pouvons également vous informer en vous envoyant un courrier électronique ou par tout autre moyen raisonnable. Nous vous conseillons de consulter régulièrement le présent avis de confidentialité pour prendre connaissance des éventuelles modifications. Les modifications apportées à cet avis de confidentialité sont effectives dès qu'elles sont publiées sur cette page.

 

Déposer une plainte en matière de protection de la vie privée

Nous nous efforçons de vous fournir le meilleur service possible. Si nous ne sommes pas en mesure de répondre à vos préoccupations en matière de protection de la vie privée, vous pouvez contacter le commissaire à la protection de la vie privée de votre juridiction.

1410-2015-1825, v. 1