Privacy Policy

Privacy Policy – Certificate Testing
Last updated: June 19, 2023

La version française suit

This Privacy Policy applies to your use of the Ontario Association of Chiefs of Police’s certificate testing and certificate website https://oacpcertificate.ca referred to herein as the (“Website”), administered by 2588232 Ontario Inc., operating under the business name, TNT Justice Consultants (the “Administrator”). The information and of the Website including available services are collectively referred to herein as (“Services”) and include all functionalities of the Website.

This Certificate Testing Privacy Policy should be reviewed with our Certificate Testing Terms and Conditions of Service (“Terms”).

By using the Service, and each and every time you access the Service, you consent to the collection, use and disclosure of your personal information by us in accordance with this policy and with our Terms.

What is personal information?
What information do we collect and for what purpose?
How do we collect your personal information?
To whom do we disclose your personal information?
Safeguarding your personal information
Retention period
Correcting or deleting your personal information
Privacy Policy updates
Making a complaint

What is personal information?
Personal information is information that can identify an individual or is about an identifiable individual, whether alone or combined with other information. Personal information includes your name, contact information and gender, among many other things.

What information do we collect and for what purpose?
We collect limited personal information in connection with the specified purposes below. We collect personal information for the main purpose of providing our Service to you and to meet legal requirements. The table below sets out the type of personal information we collect or process, and why we collect or process it. Please note that this is not an exhaustive list.

Category of Personal Information
Purpose for Collection
Profile Data
o Name
o Address, postal code
o E-mail address
o Data of birth
o Communicate with you
o Validate your purchase
o To confirm identity for 2588232 Ontario Inc., operating under the business name, TNT Justice Consultants and OACP for the purpose of conducting examinations
o Conduct and track re-testing
Testing/Certificate Data
o Proctoring footage, if required
o Accommodation requests forms and supporting documents
o Raw test scores
o Manual Certificate Number
o Certificate Purchase Number
o Confirmation of payment
o Ensure integrity of the process
o Assess eligibility for accommodation where applicable
o Assess eligibility for Certificate
o Meet our legal obligations
o Verify your identify
o Confirm Service request

Cookies

The only cookies used are the basic WordPress default user cookies that are preprogrammed and used for the purpose of standard website usage.
How do we collect your personal information?

We collect your personal information from different sources, which may include:

From whom do we collect?

How is your information collected?

You
We collect information from you when you directly enter your information on our Website or send it to us electronically, for example by:
o Creating an account, if and where required
o Signing up for a newsletter
o Interacting with the Website
o Submitting a medical information and accommodation form, where applicable
o Submitting supporting documents for accommodation requests

Third party sources We may collect personal information about you from third party sources such as:
o Test administrators to obtain a copy of your test results;
o Proctoring footage to verify the integrity of your examination process;
o Proof of payment from our payment processor

To whom do we disclose your personal information?
We disclose your personal information to the following persons or in the following scenarios.

Police services
Information we collect and process about you may be disclosed to police services in Ontario at their request.
Legal proceedings
We may be compelled to share your information with a court of law or other person(s) or entity/entities with jurisdiction to compel production of such information.

Others

In addition to the sharing described in this policy, we will share your information with companies, organizations or individuals outside of OACP when we have your consent to do so, unless otherwise compelled. We may also disclose your personal information in the good faith belief that such action is necessary to:
• Protect and defend the rights or property of the Company
• Prevent or investigate possible wrongdoing in connection with the Service
• Protect the personal safety of users of the Service or the public
• Protect against legal liability

Safeguarding your personal information

The information that we have collected from you or about you is stored in Canada on an encrypted Cloud service.
We take appropriate technical, physical and administrative security measures to protect personal information in our custody and control against unauthorized access, use, modification and disclosure, destruction and damage.
Despite these measures, no security system is impenetrable. We cannot guarantee the security of our system or database, nor can we guarantee that information you supply will not be intercepted while being transmitted to us over the Internet. Any transmission of information by you to us is at your own risk. Where you have chosen a password that allows you to access your account on our Website, you are responsible for keeping this password confidential.

Third-party links

We may provide links to third-party websites. These links are provided as a matter of convenience only. As we do not own or control these websites, we have no responsibility or liability for the manner in which these websites or organizations that operate such linked websites may collect, use or disclose, secure and otherwise manage your personal information.

By clicking on the third-party links, you are effectively leaving our Website and visiting a third-party site which has its own terms of use, privacy policy and other applicable policies. For example, we may provide paid products and/or services within the Service. In that case, we may use third-party services for payment processing (e.g. payment processors).
We will not store or collect your payment card details. That information is provided directly to our third-party payment processors whose use of your personal information is governed by their Privacy Policy.

Our payment processor represents that it adheres to the standards set by PCI-DSS as managed by the PCI Security Standards Council, which is a joint effort of brands like Visa, Mastercard, American Express and Discover. PCI-DSS requirements help ensure the secure handling of payment information.
o PayPal’s Privacy Policy can be viewed at https://www.paypal.com/webapps/mpp/ua/privacy-full
Except as provided in this policy, we will not give your personal information to these third parties without your consent.

Retention period

We retain your personal information only for as long as is necessary for the purposes set out in this Privacy Policy. We will not retain your personal information for any longer than we think is necessary. When determining the relevant retention period, we consider:
o our contractual obligations and rights in relation to the information involved;
o legal obligation(s) under applicable law to retain data for a certain period of time;
o statute of limitations under applicable law(s);
o guidelines issued by relevant data protection authorities; and
o other legal purposes.

Otherwise, we securely erase your information where we no longer require your information for the purposes collected.
After deletion of your account, we will anonymize your data, unless this data is necessary to comply with a legal obligation or to resolve disputes.

Correcting your personal information

If you wish to correct your information, close your account, or request that we no longer use your information to provide you our Service, please contact [email protected].

Privacy Policy updates

This Privacy Policy may change over time, in accordance with applicable laws. We will notify you of the changes by posting the updated policy on our Website. We may also notify you by sending you an e-mail, or by any other reasonable means. You are advised to review this Privacy Policy periodically for any changes. Changes to this Privacy Policy are effective when they are posted on this page.

If you have any questions or concerns about our privacy practices, please contact [email protected].

Making a privacy complaint

We strive to provide you the best Service. If we are not able to address your privacy concerns to your satisfaction, you may contact the applicable privacy commissioner in your jurisdiction.

 

Privacy Policy (FR)

 

Politique de confidentialité - Tests de certification

Dernière mise à jour : 18 août 2020

 

La présente politique de confidentialité s'applique à votre utilisation du site web de l'Association des chefs de police de l'Ontario (https://oacpcertificate.ca) consacré à l'évaluation des certificats, et appelé ci-après le " site web ", administré par 2588232 Ontario inc. sous le nom commercial de TNT Justice Consultants (l'" administrateur "). Les informations et le site web, y compris les services disponibles, sont désignés collectivement dans le présent document par le terme "services" et comprennent toutes les fonctionnalités du site web.

 

La présente politique de confidentialité relative aux tests de certification doit être lue conjointement avec nos conditions générales de service relatives aux tests de certification ("conditions").

 

En utilisant le service, et chaque fois que vous y accédez au service, vous consentez à ce que nous collections, utilisions et divulguions vos informations personnelles conformément à la présente politique et à nos conditions.

 

C’est quoi l’information personnelle ?

Quelles sont les informations que nous recueillons et dans quel but ?

Comment recueillons-nous vos informations personnelles ?

À qui divulguons-nous vos informations personnelles ?

Sauvegarde de vos informations personnelles

Période de conservation

Correction ou suppression de vos informations personnelles

Mises à jour de la politique de confidentialité

Déposer une plainte

 

 

 

 

C’est quoi l’information personnelle?

Les informations personnelles sont des informations qui permettent d'identifier une personne ou qui concernent une personne identifiable, qu'elles soient seules ou combinées à d'autres informations. Les informations personnelles comprennent, entre autres, votre nom, vos coordonnées et votre sexe.

 

Quelles sont les informations que nous recueillons et dans quel but ?

Nous recueillons des informations personnelles limitées en rapport avec les objectifs spécifiés ci-dessous. Nous recueillons des informations personnelles dans le but principal de vous fournir notre service et de répondre aux exigences légales. Le tableau ci-dessous présente le type d'information personnelle que nous collectons ou traitons, et les raisons pour lesquelles nous les collectons où nous les traitons. Veuillez noter que cette liste n'est pas exhaustive.

 

Catégorie d'informations personnelles

Objet de la collecte

Données de profil

• Nom
• Adresse, code postal
• Adresse électronique
• Date de naissance
• Communiquer avec vous
• Valider votre achat
• Confirmer l'identité de 2588232 Ontario Inc. opérant sous le nom commercial TNT Justice Consultants et de l'OACP dans le but d'effectuer des examens.
• Effectuer et suivre les examens de reprise
• Données relatives aux examens/certificats
• Les séquences de surveillance, le cas échéant
• Formulaires de demande d'accommodement et documents à l'appui
• Les résultats bruts des tests
• Numéro de certificat manuel
• Numéro d'achat du certificat
• Confirmation du paiement
• Garantir l'intégrité du processus
• Évaluer l'éligibilité aux aménagements, le cas échéant
• Évaluer l'éligibilité au certificat
• Respecter nos obligations légales
• Vérifier votre identité
• Confirmer la demande de service

 

Cookies

Les seuls cookies utilisés sont les cookies de base par défaut de WordPress qui sont préprogrammés et utilisés dans le cadre de l'utilisation standard du site web.

Comment recueillons-nous vos informations personnelles ?

Vous

Nous recueillons des informations auprès de vous lorsque vous les saisissez directement sur notre site web ou que vous nous les envoyez par voie électronique, par exemple en

• Créant un compte, le cas échéant
• Vous inscrivant à un bulletin d'information
• Interagissant avec le site web
• Soumettant un formulaire d'information médicale et d'hébergement, le cas échéant
• Soumettant des documents à l'appui des demandes d'hébergement.

 

Sources tierces

Nous pouvons recueillir des informations personnelles vous concernant auprès de sources tierces, telles que

• Les administrateurs des tests pour obtenir une copie de vos résultats ;
• Les organisateurs de l'examen pour vérifier l'intégrité de votre processus d'examen
• Une preuve de paiement de la part de notre prestataire de services de paiement.

 

À qui divulguons-nous vos informations personnelles ?

Nous divulguons vos informations personnelles aux personnes suivantes ou dans les scénarios suivants.

Services de police

Les informations que nous recueillons et traitons à votre sujet peuvent être divulguées aux services de police de l'Ontario à leur demande.

Procédures judiciaires

Nous pouvons être contraints de partager vos informations avec un tribunal ou toute autre personne ou entité ayant compétence pour exiger la production de ces informations.

 

Autres

Outre le partage décrit dans la présente politique, nous partagerons vos informations avec des sociétés, des organisations ou des personnes extérieures à l'OACP lorsque nous aurons obtenu votre consentement à cet effet, sauf obligation contraire. Nous pouvons également divulguer vos informations personnelles si nous pensons en toute bonne foi qu'une telle action est nécessaire pour :

• Protéger et défendre les droits ou la propriété de l'entreprise.
• Prévenir ou enquêter sur d'éventuels actes répréhensibles en rapport avec le service.
• Protéger la sécurité personnelle des utilisateurs du service ou du public
• Protéger contre la responsabilité légale

 

Sauvegarde de vos informations personnelles

Les informations que nous avons recueillies auprès de vous ou à votre sujet sont stockées au Canada sur un service Cloud crypté.

Nous prenons des mesures de sécurité techniques, physiques et administratives appropriées pour protéger les informations personnelles dont nous avons la garde et le contrôle contre l'accès, l'utilisation, la modification et la divulgation non autorisées, la destruction et les dommages.

Malgré ces mesures, aucun système de sécurité n'est impénétrable. Nous ne pouvons pas garantir la sécurité de notre système ou de notre base de données ni que les informations que vous nous fournissez ne seront pas interceptée lors de leur transmission sur l'internet. Toute transmission d'informations à notre intention se fait à vos risques et périls. Lorsque vous avez choisi un mot de passe qui vous permet d'accéder à votre compte sur notre site web, vous êtes responsable de la confidentialité de ce mot de passe.

 

Liens vers des sites tiers

Nous pouvons fournir des liens vers des sites web de tiers. Ces liens ne sont fournis qu'à titre de commodité. Comme nous ne possédons ni ne contrôlons ces sites web, nous ne sommes pas responsables de la manière dont ces sites web ou les organisations qui exploitent ces sites web liés peuvent collecter, utiliser ou divulguer vos informations personnelles.

En cliquant sur les liens de tiers, vous quittez effectivement notre site web et vous vous rendez sur le site d'un tiers qui a ses propres conditions d'utilisation, sa politique de confidentialité et d'autres politiques applicables. Par exemple, nous pouvons fournir des produits et/ou des services payants dans le cadre du service. Dans ce cas, nous pouvons utiliser des services tiers pour le traitement des paiements (par exemple, des processeurs de paiement).

Nous ne stockons ni ne collectons les données relatives à votre carte de paiement. Ces informations sont fournies directement à nos processeurs de paiement tiers dont l'utilisation de vos informations personnelles est régie par leur politique de confidentialité.

Notre prestataire de services de paiement déclare qu'il adhère aux normes établies par la norme PCI-DSS, gérée par le Conseil des normes de sécurité PCI, qui est un effort conjoint de marques telles que Visa, Mastercard, American Express et Discover. Les exigences de la norme PCI-DSS permettent de garantir la sécurité du traitement des informations de paiement.

• La politique de confidentialité de PayPal peut être consultée à l'adresse suivante : https://www.paypal.com/webapps/mpp/ua/privacy-full

Sauf dans les cas prévus par la présente politique, nous ne communiquerons pas vos informations personnelles à ces tiers sans votre consentement.

 

Période de conservation

Nous ne conservons vos informations personnelles que pendant la durée nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité. Nous ne conserverons pas vos informations personnelles plus longtemps que nous le jugeons nécessaire. Pour déterminer la période de conservation pertinente, nous prenons en compte

• Nos obligations contractuelles et nos droits relatifs aux informations concernées ;
• L’obligation légale, en vertu du droit applicable, de conserver les données pendant une certaine période ;
• Le délai de prescription prévu par la ou les lois applicables ;
• Les directives émises par les autorités compétentes en matière de protection des données ; et
• D’autres objectifs légaux.

 

Autrement, nous effaçons vos informations en toute sécurité lorsque nous n'en avons plus besoin pour les finalités collectées.

Après la suppression de votre compte, nous rendrons vos données anonymes, à moins que ces données ne soient nécessaires pour se conformer à une obligation légale ou pour résoudre des litiges.

 

Correction de vos informations personnelles

Si vous souhaitez corriger vos informations, fermer votre compte ou nous demander de ne plus utiliser vos informations pour vous fournir notre service, veuillez contacter [email protected].

 

Mises à jour de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être modifiée au fil du temps, conformément aux lois applicables. Nous vous informerons des modifications en publiant la politique mise à jour sur notre site web. Nous pouvons également vous en informer en vous envoyant un courrier électronique ou par tout autre moyen raisonnable. Nous vous conseillons de consulter régulièrement la présente politique de protection de la vie privée pour prendre connaissance des éventuelles modifications. Les modifications apportées à la présente politique de protection de la vie privée entrent en vigueur dès leur publication sur cette page.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez contacter [email protected].

 

Déposer une plainte en matière de protection de la vie privée

Nous nous efforçons de vous fournir le meilleur service possible. Si nous ne sommes pas en mesure de répondre à vos préoccupations en matière de protection de la vie privée de manière satisfaisante, vous pouvez contacter le commissaire à la protection de la vie privée de votre juridiction.